Ausblick auf den Studientag Mietinkasso 2026: Mietinkasso in Zeiten von Existenzunsicherheit

Am Mittwoch, den 7. Oktober 2026, öffnet das Van der Valk Hotel Breukelen seine Türen für den Studientag Mietinkasso (Studiedag Huurincasso). Bereits zum neunten Mal kommen Credit Manager, Sozialverwalter, Kundenberater und politische Berater von Wohnungsbaugesellschaften zusammen, um ihr Fachwissen auszutauschen. Stand die Ausgabe 2025 noch ganz im Zeichen der finanziellen Resilienz und der ersten konkreten KI-Anwendungen, so hat sich der Veranstalter in diesem Jahr für ein Thema entschieden, das den Kern unseres Fachbereichs trifft: Mietinkasso in Zeiten von Existenzunsicherheit.

Ultimoo ist auch in diesem Jahr wieder der Hauptsponsor des Studientags. In dieser Rolle blicken wir bereits jetzt darauf voraus, was Sie erwarten können, und teilen gerne mit Ihnen, wie wir als Inkassopartner von Wohnungsbaugesellschaften dieses Thema betrachten.

Die Zahlen erfordern eine neue Perspektive

Die Organisation des Studientags untermauert das Thema mit Zahlen, die vielen Branchenexperten bekannt vorkommen dürften. Rund 140.000 Mieter befanden sich im Jahr 2024 im Mietverzug. Bei mehr als 100.000 Haushalten wurde eine Ratenzahlungsvereinbarung getroffen, doch in etwa 1.300 Fällen führte die Situation letztendlich dennoch zu einer Zwangsräumung. Steigende Fixkosten, Inflation und Änderungen bei den Einkommensbeihilfen sorgen dafür, dass nicht mehr nur Haushalte mit geringem Einkommen, sondern zunehmend auch Erwerbstätige mit durchschnittlichem Einkommen schneller aus dem finanziellen Gleichgewicht geraten können.

Diese Entwicklung sehen wir täglich in den Dossiers, die wir im Namen von Wohnungsbaugesellschaften bearbeiten. Beim Mietinkasso geht es längst nicht mehr nur um das Eintreiben von Mieten. Es erfordert eine frühzeitige Erkennung, eine menschenzentrierte Kommunikation und eine enge Zusammenarbeit mit Partnern im sozialen Sektor – genau die Entwicklung, die der Studientag in diesem Jahr in den Mittelpunkt stellt: vom reaktiven Inkasso zur proaktiven Vermeidung.

Alexander van der Beek, Teamleiter Mietinkasso bei Ultimoo, kennt diesen Wandel aus der Praxis: „Existenzunsicherheit ist kein abstrakter Begriff mehr, sondern die tägliche Realität vieler Mieter, mit denen wir sprechen. Unsere Rolle verändert sich dadurch ebenfalls. Es geht längst nicht mehr darum, eine Forderung so schnell wie möglich einzutreiben, sondern darum, einen Mieter, dem der finanzielle Absturz droht, so früh wie möglich zu erkennen und ihm rechtzeitig die passende Hilfe anzubieten. Genau darauf setzt Ultimoo seit Jahren, und es ist schön zu sehen, dass diese Fragestellung nun auch so deutlich auf der Agenda des Studientags steht.“

Diese Vision deckt sich direkt mit unserer Arbeitsweise für Mandanten im Sektor der Existenzgrundbedürfnisse. Wir wissen, dass hinter jedem Mietrückstand eine menschliche Geschichte steckt, und suchen kontinuierlich nach der Balance zwischen Resultatmanagement und gesellschaftlicher Verantwortung. Das führt zu konkreten Ergebnissen: einer Kontaktquote von 75 Prozent innerhalb von zehn Tagen, gerichtlichen Beitreibungsverfahren, die wir auf nur 0,5 Prozent der Fälle begrenzen können, und einer Erfolgsquote von über 92 Prozent bei unseren Auftraggebern.

Vom Erkennen zum Aktivieren

Das Programm für 2026 bietet erneut ein breites Spektrum an Themen, die direkt an die tägliche Praxis des Mietinkassos anknüpfen. So wird beispielsweise auf die stresssensitive Gesprächsführung eingegangen – ein Ansatz, der verhindert, dass Gespräche über Zahlungsrückstände zusätzlichen Stress erzeugen, und der Mieter stattdessen dazu aktiviert, ihre Situation aktiv anzugehen. Der niederländische Knotenpunkt für Schuldenregulierung (Schuldenknooppunt) erläutert, wie sich die Meldestelle für die Frühwarnung verändert, und der Rat für das祖 Rechtssystem (Raad voor de rechtspraak) präsentiert neue Initiativen wie die Stadtteiljustiz (Wijkrechtspraak) und den Schlichtungsrichter (Regelrechter).

Diese Themen betreffen direkt die Art und Weise, wie wir Fälle bearbeiten. Frühwarnung funktioniert nur, wenn der erste Schritt – der tatsächliche Kontakt mit dem Mieter – respektvoll und vorurteilsfrei erfolgt. Unsere Mitarbeiter sind genau darauf geschult, mit dem Blick für den Menschen hinter der Forderung und dem Mut, gezielt nachzufragen, wenn es die Situation erfordert. Dieser menschenzentrierte Ansatz ist auch der Grund, warum Wohnungsbaugesellschaften wie Woonbron und Eigen Haard uns ihre Inkassoprozesse anvertrauen.

Unsere Fachsession: KI im Mieterkontakt von morgen

Neben unserer Rolle als Hauptsponsor veranstalten wir auch in diesem Jahr wieder eine Fachsession, die sich mit einem Thema befasst, mit dem wir täglich arbeiten: dem Einsatz von künstlicher Intelligenz im Mieterkontakt. Stephan Peters, Manager Prozess & Innovation bei Ultimoo Incasso, nimmt die Teilnehmer gemeinsam mit 10FORIT mit in die Praxis von heute und morgen.

Dabei handelt es sich ausdrücklich nicht um einen theoretischen Vortrag über das, was KI theoretisch leisten könnte, sondern um eine praxisnahe Session über das, was bereits erfolgreich funktioniert. Thematisiert wird unter anderem der Einsatz von KI bei Telefonaten, bei der Bearbeitung von Chats und E-Mails sowie bei der effektiven Qualitätskontrolle innerhalb des Inkassoprozesses. Das dahinterstehende Ziel ist einfach, aber wirkungsvoll: Durch die Reduzierung administrativer und repetitiver Aufgaben entsteht mehr Freiraum für die Mitarbeiter, um dort anzusetzen, wo sie den eigentlichen Unterschied machen. Ein Telefonat, bei dem man sich wirklich die Zeit nimmt zuzuhören. Ein zusätzlicher Hausbesuch für den Mieter, der genau diesen Anstoß braucht.

Dieser Leitgedanke bildet auch den Kern unserer eigenen Arbeitsweise. Wir automatisieren, was möglich ist, und personalisieren, was nötig ist. Der Einsatz smarter Technologien ist bei Ultimoo nie Selbstzweck, sondern immer ein Mittel, um unseren Mitarbeitern mehr Raum für persönliche Aufmerksamkeit zu geben – gerade für die Mieter, die sie am dringendsten benötigen.

Wir sehen uns am 7. Oktober

Der Studientag Mietinkasso ist für uns jedes Jahr aufs Neue ein wertvoller Moment, um Wissen mit Kollegen aus dem Genossenschaftssektor zu teilen und gemeinsam an einem Ansatz zu arbeiten, der effektiv, menschenzentriert und gesellschaftlich verantwortlich ist. Wir freuen uns darauf, Sie am 7. Oktober in Breukelen zu treffen – sei es bei unserer Fachsession oder einfach bei einer Tasse Kaffee.

Sind Sie neugierig, wie Ultimoo Ihren Mietinkassoprozess mit genau der Kombination aus Intelligenz, Empathie und Expertise stärken kann, die auch im Mittelpunkt des Studientags steht? Wenden Sie sich gerne an einen unserer Spezialisten.