Ultimoo Incasso is optimaal voorbereid op nieuwe Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI)

De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI), die vanaf 1 april 2024 van kracht wordt, stelt nieuwe eisen aan incassobureaus in Nederland. Deze wetgeving heeft als doel de incassopraktijken te verbeteren, transparantie te vergroten en de bescherming van consumenten te versterken. Voor incassobureaus betekent dit dat er werk aan de winkel is om aan deze nieuwe eisen te voldoen. Uiteraard is Ultimoo Incasso optimaal voorbereid om opgenomen te worden in het Register Incassodienstverlening.

Inzicht in de WKI eisen

De nieuwe wet stelt verschillende eisen aan incassobureaus in Nederland. Zo moeten alle incassodienstverleners rekening houden met:

• Kwaliteitseisen van de dienstverlening.
• Administratieve verplichtingen.
• Registratie bij screeningsautoriteit Justis.           

Veel van bovenstaande eisen zijn voor Ultimoo Incasso geen geheim meer. Deze zijn namelijk ook onderdeel van andere normenkaders. Wij zijn deze al tegengekomen bij het Incassokeurmerk van de NVI en onze ISO-certificeringen. 

Kwaliteitseisen dienstverlening

De WKI stelt verschillende eisen aan onze organisatie, processen en incassobenadering. Hieronder noemen we een aantal van deze eisen en laten we zien op welke manier Ultimoo hiermee omgaat.

Vakkennis

Bij Ultimoo investeren we continu in de scholing van onze medewerkers. Zij zijn een belangrijk onderdeel van het succes van onze dienstverlening. Alle medewerkers zijn verplicht om twee NVI-certificaten te behalen. Voor de certificaten NVI Basis en NVI Problematische Schulden leren onze medewerkers alles over een juiste benadering van debiteuren. 

Daarnaast organiseren wij regelmatig interne kennissessies. Tijdens deze kennissessies staat met name het contact met debiteuren centraal. Maar ook mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving passeren hier de revue. 

Duidelijkheid van de vordering

Onze opdrachtgevers en hun debiteuren kunnen rekenen op heldere informatie over de opbouw en grondslag van elke vordering. Dit draagt niet alleen bij aan een transparantere incassopraktijk, maar verstevigt ook de relatie met de debiteur door duidelijkheid en openheid te bieden.

Het normenkader van het NVI stelt strenge eisen aan alle communicatie die naar debiteuren wordt verstuurd. Zo is een gedetailleerde specificatie van het incassodossier onderdeel van iedere brief of e-mail. Daarnaast werken we met een incassosysteem waarin zowel onze opdrachtgevers, als debiteuren, een duidelijk opbouw van de vordering kunnen vinden. Daarnaast wordt verwacht dat hierbij alle voor incasso relevante wettelijke voorschriften in acht worden genomen​​. Op die manier zijn er nooit onduidelijkheden over de inhoud van een incassodossier. 

Afbeelding: Brief van Ultimoo Incasso met een beknopte en uitgebreide specificatie van de vordering.

Omgang met debiteuren

Het vinden van een een duurzame oplossing voor een betalingsachterstand staat centraal in onze dienstverlening. Een effectief en efficiënt incassotraject is hierbij erg belangrijk, maar ook een respectvolle benadering van debiteuren mag niet vergeten worden. Binnen onze branche wordt dit ookwel Maatschappelijk Verantwoord Incasseren genoemd. Binnen de NVI Basis, NVI Problematische Schulden en de Ultimoo Kennissessies worden onze medewerkers goed getraind op een juiste omgang met debiteuren.

Administratieve verplichtingen

De WKI stelt ook eisen aan de administratie van incassodienstverleners. Deze eisen zijn gericht op het waarborgen van een degelijke inrichting van de incassowerkzaamheden en de administratie daarvan. Dit betekent concreet dat wij onze interne processen dusdanig moeten organiseren dat deze transparant en controleerbaar zijn, zowel voor onze medewerkers als voor externe toezichthouders​​.

Daarnaast zijn we verplicht om een duidelijke klachtenregeling te hebben. Als NVI gecertificeerd incassobureau worden klachten over onze dienstverlening afgehandeld door het financiële klachteninstituut Kifid. Het voordeel hiervan is dat een klacht op een professionele manier wordt behandeld door een onafhankelijke partij. Dit draagt niet alleen bij aan compliance met de WKI, maar verbetert ook onze dienstverlening en klanttevredenheid.

Inschrijving in het register

Vanaf 2 april 2024 kunnen incassodienstverleners een aanvraag doen om ingeschreven te worden in het Register Incassodienstverlening. Incassobureaus hebben hier een jaar de tijd voor. Bedrijven die op 1 april 2025 niet staan ingeschreven in het register, mogen géén buitengerechtelijke incassodiensten verlenen. 

Inschrijving in het register gebeurt aan de hand van een aantal stappen:

1. Aanvraag registratie bij screeningsautoriteit Justis (vanaf 2 april 2024).
2. Ultimoo levert bewijzen voor het normenkader.
3. Justis checkt of de aanvraag compleet is en screent de input.
4. Bij goedkeuring wordt Ultimoo Incasso ingeschreven in het Register Incassodienstverlening.

Op de vraag wanneer Ultimoo Incasso staat ingeschreven is Marko Koffeman, Manager Compliance, duidelijk: "Zo snel mogelijk. Zodra wij de mogelijkheid krijgen om in te schrijven, zullen we dat doen. Zodra we het normenkader hebben ontvangen zal ons team de bewijslast verzamelen en zullen we de registratie-aanvraag direct naar Justis sturen. Ultimoo zal de registratie met vlag en wimpel doorstaan en snel ingeschreven staan in het Register Incassodienstverlening".

Dit artikel komt uit een serie van vier artikelen, waarin Ultimoo Incasso u informeert over de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI).