Ultimoo & Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki): Volledig compliant

De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI), die vanaf 1 april 2024 van kracht wordt, stelt nieuwe eisen aan incassobureaus in Nederland. Deze wetgeving heeft als doel de incassopraktijken te verbeteren, transparantie te vergroten en de bescherming van consumenten te versterken. Voor incassobureaus betekent dit dat er werk aan de winkel is om aan deze nieuwe eisen te voldoen. Uiteraard is Ultimoo Incasso optimaal voorbereid om opgenomen te worden in het Register Incassodienstverlening.

Inzicht in de WKI eisen

De nieuwe wet stelt verschillende eisen aan incassobureaus in Nederland. Zo moeten alle incassodienstverleners rekening houden met:

• Kwaliteitseisen van de dienstverlening.
• Administratieve verplichtingen.
• Registratie bij screeningsautoriteit Justis.           

Veel van bovenstaande eisen zijn voor Ultimoo Incasso geen geheim meer. Deze zijn namelijk ook onderdeel van andere normenkaders. Wij zijn deze al tegengekomen bij het Incassokeurmerk van de NVI en onze ISO-certificeringen. 

Kwaliteitseisen dienstverlening

De WKI stelt verschillende eisen aan onze organisatie, processen en incassobenadering. Hieronder noemen we een aantal van deze eisen en laten we zien op welke manier Ultimoo hiermee omgaat.

Vakkennis

Bij Ultimoo investeren we continu in de scholing van onze medewerkers. Zij zijn een belangrijk onderdeel van het succes van onze dienstverlening. Alle medewerkers zijn verplicht om twee NVI-certificaten te behalen. Voor de certificaten NVI Basis en NVI Problematische Schulden leren onze medewerkers alles over een juiste benadering van debiteuren. 

Daarnaast organiseren wij regelmatig interne kennissessies. Tijdens deze kennissessies staat met name het contact met debiteuren centraal. Maar ook mogelijke wijzigingen in wet- en regelgeving passeren hier de revue. 

Duidelijkheid van de vordering

Onze opdrachtgevers en hun debiteuren kunnen rekenen op heldere informatie over de opbouw en grondslag van elke vordering. Dit draagt niet alleen bij aan een transparantere incassopraktijk, maar verstevigt ook de relatie met de debiteur door duidelijkheid en openheid te bieden.

Het normenkader van het NVI stelt strenge eisen aan alle communicatie die naar debiteuren wordt verstuurd. Zo is een gedetailleerde specificatie van het incassodossier onderdeel van iedere brief of e-mail. Daarnaast werken we met een incassosysteem waarin zowel onze opdrachtgevers, als debiteuren, een duidelijk opbouw van de vordering kunnen vinden. Daarnaast wordt verwacht dat hierbij alle voor incasso relevante wettelijke voorschriften in acht worden genomen​​. Op die manier zijn er nooit onduidelijkheden over de inhoud van een incassodossier. 

Afbeelding: Brief van Ultimoo Incasso met een beknopte en uitgebreide specificatie van de vordering.

Omgang met debiteuren

Het vinden van een een duurzame oplossing voor een betalingsachterstand staat centraal in onze dienstverlening. Een effectief en efficiënt incassotraject is hierbij erg belangrijk, maar ook een respectvolle benadering van debiteuren mag niet vergeten worden. Binnen onze branche wordt dit ookwel Maatschappelijk Verantwoord Incasseren genoemd. Binnen de NVI Basis, NVI Problematische Schulden en de Ultimoo Kennissessies worden onze medewerkers goed getraind op een juiste omgang met debiteuren.

Administratieve verplichtingen

De WKI stelt ook eisen aan de administratie van incassodienstverleners. Deze eisen zijn gericht op het waarborgen van een degelijke inrichting van de incassowerkzaamheden en de administratie daarvan. Dit betekent concreet dat wij onze interne processen dusdanig moeten organiseren dat deze transparant en controleerbaar zijn, zowel voor onze medewerkers als voor externe toezichthouders​​.

Daarnaast zijn we verplicht om een duidelijke klachtenregeling te hebben. Als NVI gecertificeerd incassobureau worden klachten over onze dienstverlening afgehandeld door het financiële klachteninstituut Kifid. Het voordeel hiervan is dat een klacht op een professionele manier wordt behandeld door een onafhankelijke partij. Dit draagt niet alleen bij aan compliance met de WKI, maar verbetert ook onze dienstverlening en klanttevredenheid.

Inschrijving in het register

Vanaf 2 april 2024 kunnen incassodienstverleners een aanvraag doen om ingeschreven te worden in het Register Incassodienstverlening. Incassobureaus hebben hier een jaar de tijd voor. Bedrijven die op 1 april 2025 niet staan ingeschreven in het register, mogen géén buitengerechtelijke incassodiensten verlenen.

Inschrijving in het register gebeurt aan de hand van een aantal stappen:

1. Aanvraag registratie bij screeningsautoriteit Justis (vanaf 2 april 2024).
2. Ultimoo levert bewijzen voor het normenkader.
3. Justis checkt of de aanvraag compleet is en screent de input.
4. Bij goedkeuring wordt Ultimoo Incasso ingeschreven in het Register Incassodienstverlening.

Op de vraag wanneer Ultimoo Incasso staat ingeschreven is Marko Koffeman, Manager Compliance, duidelijk: "Zo snel mogelijk. Zodra wij de mogelijkheid krijgen om in te schrijven, zullen we dat doen. Zodra we het normenkader hebben ontvangen zal ons team de bewijslast verzamelen en zullen we de registratie-aanvraag direct naar Justis sturen. Ultimoo zal de registratie met vlag en wimpel doorstaan en snel ingeschreven staan in het Register Incassodienstverlening".

De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI), die op 1 april 2024 wordt ingevoerd, is een belangrijke stap voorwaarts in de bescherming van consumenten tegen oneerlijke incassopraktijken. Aan de andere kant schept het ook een duidelijk kader voor bedrijven en incassobureaus. 

WKI en Consumentenbescherming

De WKI stelt strenge eisen aan de incassosector. Deze eisen zijn gericht op het verbeteren van de kwaliteit van incassodiensten en het beschermen van consumenten tegen onethisch handelen.

De kwaliteitseisen van de WKI op hoofdlijnen:

• Directie en medewerkers zijn van onbesproken gedrag.
• Personeel moet vakbekwaam zijn.
• Benadering van debiteuren is begripvol en hulpvaardig, niet agressief!
• Het incassobedrijf is in kantooruren bereikbaar en de contactgegevens zijn op alle uitingen vermeld.
• Voor de dossiers zijn alle relevante documenten beschikbaar.
• Betwiste facturen worden serieus genomen en inhoudelijk beantwoord.
• Er moet een klachtenregeling zijn.

Door bovenstaande kwaliteitseisen én de registratieplicht worden incassobureaus aangemoedigd om transparanter te werken. Dit resulteert in een betere bescherming van consumenten tegen agressieve incassotactieken, verkeerd berekende incassokosten en onterechte vorderingen. 

Effecten van WKI op Bedrijven

Voor ondernemers brengt de WKI ook veranderingen met zich mee. Bedrijven mogen alleen samenwerken met geregistreerde incassobureaus die voldoen aan de kwaliteitseisen van de WKI.

Dit betekent dat bedrijven meer zekerheid hebben over de professionaliteit en ethiek van de bureaus die hun incassozaken behandelen. Samenwerken met malafide incassobureaus wordt op die manier een stuk lastiger. Dit draagt bij aan een positiever imago van de incassobranche als geheel en bevordert een eerlijke incassopraktijk.

Ultimoo Incasso is al jaren een vooraanstaand lid van de Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen (NVI). Kwaliteit en ethisch handelen worden ondervangen met het incassokeurmerk van de NVI. Het strenge normenkader is altijd al onderdeel geweest van onze bedrijfsvoering. Op die manier kunnen wij de kwaliteit van onze incassobenadering garanderen en voldoen wij al jaren aan de eisen die de WKI nu gaat verplichten.

Iedere debiteur heeft een eigen verhaal

De WKI zorgt ervoor dat incassobureaus niet alleen gericht zijn op het innen van schulden, maar ook de verplichting hebben om rekening te houden met de situatie van de debiteur.

Incassobureaus moeten bijvoorbeeld duidelijke informatie verstrekken over de opbouw van de vordering en redelijke betalingsregelingen voorstellen wanneer dat nodig is. Daarnaast moeten debiteuren met problematische schulden worden doorverwezen naar de juiste hulpinstanties. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor het indien nodig doorsturen van serieus wanhopige debiteuren naar suïcidepreventie.

Dit bevordert een eerlijker incassoproces waarbij de rechten van consumenten worden gerespecteerd. Natuurlijk gaat dit niet ten koste van de betaalverplichting van debiteuren.

Vooruitzichten voor de Toekomst

De WKI is een belangrijke stap in de richting van een meer gebalanceerde en professionelere incassomarkt. Door het bevorderen van transparantie, eerlijkheid en respect voor de rechten van consumenten, draagt de wet bij aan een gezondere financiële sector. Voor consumenten betekent dit een sterker vangnet tegen onrechtvaardige incassopraktijken. Voor bedrijven en incassobureaus biedt het een kans om vertrouwen op te bouwen en lange-termijnrelaties met hun klanten te onderhouden.

Minnelijke incasso bespaart debiteuren jaarlijks zo'n €500 miljoen aan (onnodig) gerechtelijke kosten. Daarmee heeft minnelijke incasso een groot maatschappelijk én economisch belang. Deze visie onderschrijft een eerlijk incassoproces, zoals de WKI voorschrijft.

Conclusie

De Wet Kwaliteit Incassodienstverlening heeft een significante impact op de relatie tussen schuldeisers, incassobureaus en consumenten. Door een nadruk te leggen op consumentenbescherming en eerlijke incassopraktijken, zorgt de WKI voor een rechtvaardiger en transparanter incassolandschap. Het is een stap voorwaarts in het waarborgen van de belangen van alle betrokken partijen en het bevorderen van een gezonde financiële omgeving.