Hoe herken je risicovolle klanten?

Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om klanten te hebben die op tijd betalen. Wanbetalers kunnen een grote invloed hebben op de cashflow en uiteindelijk op de gezondheid van uw bedrijf. Daarom is het essentieel om risicovolle klanten vroegtijdig te herkennen. In deze blog geven we u praktische tips om potentiële risicoklanten te identificeren en te vermijden. Let dus goed op deze red flags!

1. Controleer de kredietwaardigheid

Een van de eerste stappen die u kunt nemen, is het controleren van de kredietwaardigheid van potentiële klanten. Er zijn verschillende kredietinformatiebureaus die gedetailleerde rapporten aanbieden over de financiële gezondheid van bedrijven en particulieren. Door deze rapporten te analyseren, krijgt u een goed beeld van de betalingsgeschiedenis en de financiële stabiliteit van een klant. Natuurlijk kunt u altijd contact met ons opnemen als u informatie wilt over de kredietwaardigheid van uw klant.

Let vooral op:

• Betalingsgeschiedenis: Hoe heeft de klant in het verleden betaald? Zijn er veel openstaande facturen of vertragingen bekend?
• Schuldenlast: Hoeveel openstaande schulden heeft de klant op dit moment?
• Kredietscore: Een lage kredietscore kan een indicatie zijn van financiële problemen.

2. Analyseer de historie en reputatie

Naast de financiële gegevens is het belangrijk om de algemene reputatie en historie van een bedrijf te onderzoeken. Een bedrijf met een geschiedenis van faillissementen, rechtszaken of negatieve recensies kan een risicovolle klant zijn.

Raadpleeg hiervoor online bronnen zoals:

• Google reviews en andere beoordelingssites: Lees wat andere klanten zeggen over hun ervaringen met het bedrijf. Dit kan waardevolle inzichten over de (nieuwe) klant brengen.
• Social media: Bedrijven en klanten delen vaak hun ervaringen op platforms zoals LinkedIn en X.
• Nieuwsartikelen: Zoek naar recente nieuwsberichten die iets kunnen zeggen over de betrouwbaarheid van het bedrijf.

3. Kijk naar de betalingsvoorwaarden

Het is cruciaal om duidelijke betalingsvoorwaarden te hebben en te zorgen dat klanten zich hiervan bewust zijn vóórdat ze een overeenkomst aangaan. Risicovolle klanten kunnen vaak worden geïdentificeerd door hun reactie op deze voorwaarden.

Let op de volgende signalen:

• Onderhandelingen over langere betaaltermijnen: Een klant die direct over langere betaaltermijnen probeert te onderhandelen, kan problemen hebben met de cashflow of liquide middelen.
• Afwijzing van aanbetalingen: Klanten die geen aanbetalingen willen doen, kunnen een risico vormen. Zeker als het gaat om een groot factuurbedrag.

4. Hoe communiceert de klant?

De manier waarop een klant communiceert, kan veel zeggen over hun betrouwbaarheid of huidige (financiële) situatie. Zo zou u bijvoorbeeld kunnen letten op:

• Reactietijd: Reageren ze snel en professioneel op e-mails en telefoontjes? Zeker als het gaat om facturen en betalingen.
• Consistentie: Zijn ze consistent in hun communicatie, of geven ze tegenstrijdige informatie? Tegenstrijdige informatie kan een signaal zijn van problemen.

5. Gebruik een klantacceptatieproces

Het opzetten van een formeel klantacceptatieproces kan u helpen risicovolle klanten te vermijden. Tijdens zo'n proces wordt de nieuwe klant als het ware gescreend en wordt vooraf een duidelijk beeld geschetst van de situatie van de klant. Een klantacceptatieproces kan een intensief proces zijn, maar kan het risico zeker bij grote deals flink verkleinen. 

Dit proces kan bestaan uit:

• Aanvraagformulieren: Laat klanten een gedetailleerd formulier invullen waarin ze informatie verstrekken over hun bedrijf, financiële situatie en eerdere leveranciers.
• Interviews: Voer een persoonlijk gesprek om een beter inzicht te krijgen in de behoeften en betrouwbaarheid van de andere partij.
• Referentiechecks: Vraag om referenties van andere leveranciers en controleer deze zorgvuldig.

6. Houd bestaande klanten in de gaten

Het identificeren van risicovolle klanten stopt niet nadat ze zijn geaccepteerd. Het is belangrijk om de situatie van bestaande klanten continu in de gaten te houden. Zeker in de snel veranderende wereld van tegenwoordig kan de situatie van een klant binnen no-time anders zijn. Het monitoren van bestaande klanten kan op verschillende manieren:

• Betalingsgedrag: Houd hun betalingsgedrag bij en let op veranderingen, zoals een toename in het aantal te late betalingen.
• Periodieke kredietcontroles: Voer regelmatig kredietcontroles uit om op de hoogte te blijven van de financiële situatie van een klant. Zeker bij grote factuurbedragen.
• Feedback: Vraag uw verkoop- en klantenserviceteams om feedback over hun interacties met klanten. Zij hebben veel contact met de klant en zouden mogelijke signalen het best kunnen ontvangen.

7. Maak gebruik van technologie

Er zijn verschillende technische oplossingen beschikbaar die kunnen helpen bij het identificeren en beheren van risicovolle klanten. Zo kan in een CRM-systeem periodiek informatie over de klant worden opgeslagen. Schat goed in of dit voor een specifieke klant nodig is, omdat dit veel tijd in beslag kan nemen.

Daarnaast kan een goed boekhoudsysteem de actuele status van de post 'openstaande facturen' in de gaten houden. Veel systemen kunnen zelf betalingsherinneringen sturen, waardoor openstaande facturen niet te lang 'blijven liggen'.

Conclusie

Het herkennen van risicovolle klanten is cruciaal voor het behoud van een gezonde cashflow en business. Door kredietwaardigheid te controleren, de reputatie te onderzoeken, duidelijke betalingsvoorwaarden te stellen en slimme IT-oplossingen te gebruiken, kunt u potentiële problemen vroegtijdig identificeren en beheren. Voorkomen is altijd beter dan genezen, en met deze stappen kunt u uw bedrijf beschermen tegen de negatieve impact van wanbetalers.

Blijf proactief en alert, en u zult merken dat uw relaties met klanten stabieler en betrouwbaarder worden, wat uiteindelijk bijdraagt aan de groei en het succes van uw bedrijf. En mocht het onverhoopt toch zover komen dat facturen ontbetaald blijven, wacht dan niet te lang met het overdragen naar uw incassopartner. Want voor alle facturen geldt, hoe eerder de overdracht, hoe groter de kans op een succesvolle incasso.