Incassobureau inschakelen? Kies een partner met bewezen resultaat

Herkent u deze uitdagingen? 

De cashflow staat onder druk omdat betalingen te laat binnenkomen. Het najagen van debiteuren kost tijd die uw team niet heeft. En u wilt uw klant behouden, ook als die nu niet betaalt.

De oplossing: een betrouwbaar incassobureau met oog voor resultaat én relatie. Wij incasseren persoonlijk, datagedreven en met respect voor de mens achter de vordering. En die aanpak werkt: in ruim 90% van onze dossiers wordt de achterstand opgelost zonder tussenkomst van een rechter.

Wanneer schakelt u een incassobureau in?

Bij zakelijke klanten kunt u direct na het verstrijken van de betalingstermijn een incassobureau inschakelen. Een wettelijke wachttijd is er niet. In de praktijk stuurt u eerst zelf een herinnering en een aanmaning. Blijft de betaling daarna uit, dan is uitbesteden de logische volgende stap. Wacht daar niet te lang mee, want hoe ouder een vordering is, hoe kleiner de kans op volledige betaling.

Bij particuliere klanten gelden strengere regels. U bent verplicht eerst een correcte 14-dagenbrief te sturen voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht. Aan die brief worden strikte eisen gesteld. Wij controleren uw dossier daarop voordat het traject start.

Wat doet een incassobureau en wat niet?

Een incassobureau int uw vordering in het minnelijke traject, zonder tussenkomst van een rechter. Wij nemen contact op met uw klant, treffen betalingsregelingen en zorgen dat uw factuur alsnog wordt voldaan. In slechts 1% van de gevallen komt het tot een gerechtelijke procedure.

Wat een incassobureau niet mag: beslag leggen of dagvaarden. Daarvoor is een vonnis en een gerechtsdeurwaarder nodig. Is de gerechtelijke route toch onvermijdelijk, dan regisseert Ultimoo het volledige traject. Van dagvaarding tot executie, met u als opdrachtgever aan het stuur en één vast aanspreekpunt. Dat is bij ons overigens de uitzondering: slechts 0,5% van onze dossiers wordt juridisch.

Wat kost een incassobureau inschakelen?

In het minnelijke traject werken wij vaak op basis van no cure no pay. Als uw klant niets betaalt, dan worden er geen kosten aan u doorberekend. Op die manier loopt u als opdrachtgever dus weinig risico bij het starten van een incassotraject.

De incassokosten en rente, die bij een incassotraject de vergoeding voor onze dienstverlening zijn, moeten volgens de wet betaald worden door uw klant. Daardoor krijgt u in principe het totale factuurbedrag overgemaakt en worden onze kosten betaald door uw klant. Alleen als de klant weigert om deze kosten te betalen of als u aangeeft dat wij het incassotraject mogen stoppen, moet er provisie worden betaald over de ontvangen bedragen.

Voor opdrachtgevers met structurele volumes maken wij soms afspraken op maat. Bijvoorbeeld met een eerlijke vergoeding die past bij een sociale incassopraktijk, zoals het Afsprakenkader Sociaal Incasseren dat vraagt.

Waar u op moet letten bij het kiezen van een incassobureau

Sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) gelden wettelijke eisen voor incassodienstverleners: registratie in het incassoregister, gescreend personeel en transparantie over kosten. Daarnaast zijn er diverse keurmerken en certificeringen die de kwaliteit van een incassopartij onderschrijven.

Ultimoo voldoet aantoonbaar aan al deze eisen: wij zijn NVI-gecertificeerd, ISO-gecertificeerd, beschikken over een AFM-vergunning en waren betrokken bij de totstandkoming van de Wki zelf. Bekijk onze certificeringen.

Veelgestelde vragen over het inschakelen van een incassobureau

Bekijk hieronder de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over incasso.

Hoe snel kan Ultimoo starten met mijn vordering?

In principe direct na aanlevering van uw dossier. Hoe completer uw dossier (factuur, aanmaning, correspondentie), hoe sneller wij kunnen handelen. U kunt ook gebruikmaken van de incasso.nl app. Daarmee kunt u binnen een paar minuten een account aanmaken en een incassotraject starten.

Wat kost het als mijn klant niet betaalt?

In het minnelijke traject niets: wij werken dan vaak op basis van no cure no pay. De incassokosten worden bij uw klant in rekening gebracht. Als u gebruikmaakt van aanvullende incassodiensten, zoals een debiteurenbezoek, betaalt u wél het reguliere tarief van de dienst als er niets geïncasseerd is.

Raak ik mijn klant kwijt door een incassobureau in te schakelen?

Onze ervaring is het tegendeel. Door persoonlijk en respectvol contact wordt in ruim 90% van de gevallen een oplossing gevonden. Vaak blijft daarbij de klantrelatie behouden.

Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?

Een incassobureau int in het minnelijke traject en mag geen dwangmiddelen inzetten. Een gerechtsdeurwaarder voert vonnissen uit, zoals beslaglegging. Ultimoo regisseert desgewenst beide fasen, met deurwaarders uit ons netwerk. De praktijk leert dat verreweg de meeste dossiers worden opgelost in de minnelijke fase. Een dure gerechtelijke procedure is dan helemaal niet nodig.

Kan ik ook één losse factuur laten incasseren?

Ja. Voor MKB'ers en ZZP'ers met een enkele vordering is de incasso.nl-app van Ultimoo de snelste route: online indienen en direct in behandeling. U kunt in een paar minuten een gratis account aanmaken.