Credit management voor de zorgsector
In de zorg gaat de aandacht naar de patiënt, en dat is precies zoals het hoort.
In de zorg gaat de aandacht naar de patiënt, en dat is precies zoals het hoort. Toch loopt achter die zorg een financiële realiteit mee die eigen aandacht vraagt: eigen risico's die niet worden voldaan, eigen bijdragen die blijven liggen of facturen die door onduidelijkheid over vergoedingen onbetaald blijven staan. Voor grotere zorgaanbieders lopen die bedragen op tot substantiële posten op de balans.
Tegelijk is de zorg een sector waarin u zich niet elke aanpak kunt permitteren. Een patiënt met een openstaande rekening is geen wanbetaler. Vaak is het iemand die de factuur niet begrijpt of iemand voor wie een onverwachte zorgrekening bovenop andere financiële problemen komt. Hoe u met die situatie omgaat, raakt direct aan uw reputatie en aan de vertrouwensrelatie die de zorg nodig heeft.
Ultimoo begeleidt ziekenhuizen, klinieken, GGZ-instellingen, tandartspraktijken en andere zorgaanbieders bij het inrichten van een debiteurenproces dat financieel effectief is én past bij de zorgverlener die u wilt zijn.
De patiënt achter de factuur
Onze aanpak begint bij de erkenning dat een zorgfactuur anders werkt dan een gewone factuur. Er zit een verzekeraar tussen, er zijn regelingen en vergoedingen, en de patiënt weet vaak niet precies wat hij zelf moet betalen en waarom. Een groot deel van de onbetaalde facturen in de zorg komt niet voort uit onwil, maar uit onduidelijkheid.
Daarom leggen wij de nadruk op persoonlijk contact en heldere uitleg voordat een dossier escaleert. Wij benaderen patiënten zoals u dat zelf zou doen: uitleggend, respectvol en gericht op een oplossing. In ruim 90% van de dossiers leidt dat tot een oplossing zonder tussenkomst van een rechter, vaak door een betalingsregeling die aansluit bij wat iemand daadwerkelijk kan dragen.
Waar sprake is van bredere financiële problematiek, signaleren wij dat en verwijzen wij door naar schuldhulpverlening. Maatschappelijk verantwoord incasseren is voor Ultimoo geen sluitpost maar het uitgangspunt: wij waren betrokken bij de totstandkoming van de Wet kwaliteit incassodienstverlening en zijn NVI-gecertificeerd.
Waarom zorgaanbieders voor Ultimoo kiezen
Zorgvuldige omgang met gegevens
Zorgvorderingen raken aan bijzondere persoonsgegevens en aan het medisch beroepsgeheim. Ultimoo is ISO-gecertificeerd op informatiebeveiliging en richt gegevensuitwisseling zo in dat er niet méér informatie wordt gedeeld dan voor de inning noodzakelijk is.
Ontlasting van uw financiële afdeling
Debiteurenbeheer in de zorg is arbeidsintensief: veel dossiers, kleine bedragen, veel vragen. Door dat proces uit te besteden of te laten ondersteunen, houdt uw team capaciteit over voor het werk dat wél bij u thuishoort.
Inzicht in betaalgedrag
Continue monitoring en rapportage op portefeuilleniveau geven u zicht op waar achterstanden ontstaan, welke patiëntgroepen vragen om andere communicatie en welke acties werken.
Een proces op maat
Uw debiteurentraject wordt ingericht op uw organisatie: uw tone of voice, uw patiëntgroepen, uw termijnen en de momenten waarop u zelf betrokken wil blijven.
Volledig traject onder één dak
Van vroegtijdig klantcontact en debiteurenbeheer tot minnelijke incasso en, waar echt nodig, de gerechtelijke route. Eén partner, één dossier, één aanspreekpunt.
Onze dienstverlening voor de zorg
Debiteurenbeheer
Het uitbesteden of ondersteunen van uw facturatie-opvolging, ingericht op de eigenheid van zorgvorderingen.
Minnelijke incasso
Het innen van openstaande eigen bijdragen en eigen risico's met behoud van de patiëntrelatie.
Gerechtelijke incasso
Wanneer het minnelijke traject geen oplossing biedt, begeleiden wij de gerechtelijke procedure en de executie.
Kredietinformatie
Voor zorgaanbieders die zakelijk factureren, bijvoorbeeld aan werkgevers of onderaannemers in de zorgketen.
Debiteurenbezoek
Als uw klant niet reageert op communicatie, kunt u de debiteur laten bezoeken door een van onze mediators.
Minder druk op de financiële afdeling
Een regionaal ziekenhuis kampte met een groot aantal openstaande patiëntfacturen. De financiële afdeling verloor veel tijd aan het naspoorbaar maken en opvolgen van individuele dossiers, terwijl het aantal achterstanden bleef groeien.
Ultimoo nam het debiteurenbeheer over en herzag het proces op twee punten. Ten eerste werd de routine geautomatiseerd, zodat opvolging structureel en tijdig plaatsvond in plaats van afhankelijk van beschikbare capaciteit. Ten tweede werd de communicatie herschreven: begrijpelijker, uitleggend over vergoedingen en eigen bijdragen, en gericht op het bereiken van een werkbare afspraak.
Binnen enkele maanden nam het aantal openstaande facturen aanzienlijk af en verbeterde de cashflow. Belangrijker voor het ziekenhuis was dat de financiële afdeling weer ruimte kreeg voor haar eigen werk, en dat de patiëntcontacten rond betalingen aantoonbaar rustiger verliepen.
Uw sector, onze ervaring
Ultimoo is een van de grootste incasso- en creditmanagementorganisaties van Nederland, met ruim 25 jaar ervaring en vestigingen in Woerden en Eindhoven. Wij werken voor opdrachtgevers in de financiële sector, woningcorporaties, energie, zorg en zakelijke dienstverlening. Sectoren waarin volume, regelgeving en klantbeleving samenkomen.
Wilt u weten waar in uw acceptatie- of debiteurenproces winst te behalen is? Onze specialisten maken graag een analyse van uw huidige inrichting en de mogelijkheden om risico te verlagen zonder omzet te laten liggen. Maak nu een afspraak.