Internationale incasso: uw onbetaalde factuur in het buitenland
Een snel en efficiënt incassotraject, ook buiten de grenzen
Een klant in het buitenland betaalt niet. U kunt hem moeilijk bereiken, u kent het rechtssysteem daar niet en een Nederlandse aanmaning maakt weinig indruk. Internationale incasso lost dat op door het dossier over te dragen aan iemand die wél ter plaatse zit: in de taal van uw debiteur, binnen zijn rechtssysteem en met kennis van wat daar gebruikelijk is.
Ultimoo doet dat op twee manieren. In België via TCM Belgium, ons eigen kantoor in Tienen. In de rest van de wereld via partnerbureaus die wij selecteren en aansturen.
U houdt in alle gevallen één contactpersoon bij Ultimoo. U hoeft dus zelf geen buitenlandse partij te zoeken, geen contract in een vreemde taal te tekenen en niet in meerdere tijdzones achter uw dossier aan te bellen.
Wat het kost
Omdat het behandelen van een incassodossier in het buitenland intensiever is dan in Nederland, gelden hier andere spelregels. Zo betaalt u vooraf aan de buitenlandse incassoprocedure een vast bedrag aan dossierkosten. Ultimoo heeft een aantal landengroepen waarvoor andere dossierkosten gelden.
Wat u verder in de gaten moet houden bij een buitenlandse vordering:
- Wisselkoersverschillen. Bij een vordering in vreemde valuta kan het geïncasseerde bedrag in euro's afwijken van wat u had verwacht.
- Overboekingskosten bij betalingen van buiten de eurozone.
- Griffierechten en gerechtskosten verschillen sterk per land en zijn niet altijd op de verliezende partij te verhalen.
Bij zakelijke vorderingen binnen de Europese Unie kunt u naast de hoofdsom aanspraak maken op de wettelijke handelsrente en op een vast bedrag van €40 aan invorderingskosten, op grond van de Europese richtlijn betalingsachterstanden. Dat bedrag staat los van wat de werkelijke kosten zijn en geldt per factuur.
Ons eigen kantoor in België
België is het enige land waar wij niet met een partner werken, maar met een eigen bedrijf. TCM Belgium in Tienen incasseert sinds 1993 in België en werkt voor ruim 6.000 Belgische opdrachtgevers. Het kantoor heeft een eigen bezoekersdienst: medewerkers in loondienst die debiteuren thuis of op het bedrijf bezoeken en ter plaatse een betaling kunnen afhandelen.
Voor u betekent dat kortere lijnen dan bij welk ander land ook. Geen tussenpartij, dezelfde eigenaar en één aanspreekpunt voor vorderingen aan beide kanten van de grens.
Let op: vanaf 1 januari 2026 is elektronisch factureren via het Peppol-netwerk in België verplicht voor transacties tussen bedrijven. Facturen die niet op die manier zijn verstuurd, kunnen tot discussie leiden op het moment dat u gaat incasseren.
Incasso per land
Onze aanpak verschilt per land, omdat wetgeving, termijnen en gebruiken dat ook doen. Voor de landen waar Nederlandse ondernemers het vaakst mee te maken hebben, hebben we de werkwijze en de lokale regels op een rij gezet.
Staat uw land er niet bij? Via ons netwerk kunnen we in 180 landen optreden. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Europese procedures die u kunt gebruiken
Binnen de Europese Unie bestaan twee procedures die speciaal zijn gemaakt voor grensoverschrijdende vorderingen. Ze zijn eenvoudiger en goedkoper dan een gewone procedure in het buitenland en de uitspraak is in de hele EU te executeren.
Europees betalingsbevel
Bedoeld voor onbetwiste geldvorderingen. U dient een standaardformulier in bij de bevoegde rechter, die toetst de vordering en geeft een bevel af. Betwist uw debiteur het bevel niet binnen de termijn, dan is het direct uitvoerbaar in elke EU-lidstaat, zonder aparte erkenningsprocedure. Betwist hij wél, dan gaat de zaak over in een gewone procedure.
Europese procedure voor geringe vorderingen
Voor vorderingen tot €5.000. De procedure verloopt schriftelijk, meestal zonder zitting en zonder verplichte rechtsbijstand.
Buiten de EU gelden andere regels. Sinds het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de EU is de erkenning van Nederlandse vonnissen daar niet meer vanzelfsprekend en hangt veel af van wat er in uw overeenkomst over bevoegdheid en toepasselijk recht is afgesproken. Wij kijken per dossier welke route de snelste is.
Hoe het werkt
- U levert het dossier aan. U stuurt ons de factuur, eventuele aanmaningen, de overeenkomst en de correspondentie met uw klant. Hoe vollediger uw documentatie, hoe groter de kans op een succesvolle incasso.
- Wij beoordelen de vordering. Is de vordering opeisbaar, is hij niet verjaard, welk recht is van toepassing en welke route is kansrijk? Verjaringstermijnen verschillen sterk per land en zijn in sommige landen korter dan de Nederlandse.
- Lokale benadering. Wij selecteren de beste partner voor uw incassotraject. Uw debiteur wordt benaderd in zijn eigen taal, volgens de regels van zijn land, en waar mogelijk eerst minnelijk.
- Altijd en overal inzicht. Eén contactpersoon bij Ultimoo, rapportage in het Nederlands en geïncasseerde bedragen worden aan u doorbetaald.
Lokale expertise
We werken samen met een uitgebreid netwerk van lokale partners en incassospecialisten die de taal, de wetten en de cultuur van het betreffende land kennen.
Persoonlijke communicatie
Onze partners benaderen uw klanten in de lokale taal en op een respectvolle manier, wat de kans op betaling aanzienlijk vergroot.
Transparantie
U wordt via een vaste contactpersoon constant op de hoogte gehouden van de voortgang van de zaak, ongeacht in welk land uw klant zich bevindt.
Vorderingen op Nederlandse debiteuren
Het Cross Border Centre van Ultimoo werkt twee kanten op. Zo schakelen buitenlandse schuldeisers met een openstaande post bij een Nederlandse klant óns in als lokale partij.
Dat is in Nederland geen vrije keuze: sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening moet iedere partij die vorderingen incasseert, zijn opgenomen in het Incassoregister van Justis. Ultimoo staat daar geregistreerd onder nummer 0033. Een buitenlandse opdrachtgever die een niet-geregistreerde partij inschakelt, loopt een reëel risico.
Liever iemand spreken bij Ultimoo?
Bel gerust met Raymond
Op werkdagen bereikbaar
van 09.00 - 17.00 uur
Telefoon
0348-750 553
E-mail
sales@ultimoo.nl