Incasso België: uw factuur innen via ons eigen Belgische kantoor

Wat maakt incasso in België anders dan in Nederland?

Incasso in België verschilt op vier fundamentele punten van de Nederlandse praktijk. Wie deze verschillen niet kent, riskeert juridisch waardeloze aanmaningen, gemiste vorderingen en onnodige kosten.

1. Andere wetgeving voor consumentenschulden
   Waar Nederland de Wet Incassokosten (WIK) hanteert, geldt in België de Wet van 4 mei 2023 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument. Deze wet is opgenomen in Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht en bevat strengere verplichtingen dan de Nederlandse WIK.
   
   
2. Verplichte erkenning
   Een incassobureau mag alleen minnelijke invordering uitvoeren in België als het erkend is bij de FOD Economie. Niet-erkende partijen kunnen geen rechtsgeldige aanmaningen versturen. Dat wil zeggen dat hun betalingsverzoek juridisch geen waarde heeft.
   
   
3. Drie officiële landstalen
   België kent drie landstalen. In Vlaanderen is Nederlands de wettelijke voertaal, in Wallonië Frans, en in Ostbelgien (de Duitstalige Gemeenschap) Duits. Een aanmaning in de verkeerde taal kan juridisch worden aangevochten.
   
   
4. Langere verjaringstermijnen
   Zakelijke vorderingen verjaren in België doorgaans na 10 jaar (artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek), tegenover 5 jaar in Nederland. Voor Nederlandse ondernemers betekent dit dat oudere Belgische facturen vaak nog innbaar zijn wanneer men denkt dat ze al verlopen zijn.

Vergelijkingstabel Nederland versus België:

Wat u moet weten van de Belgische incassowetgeving 

De Wet van 4 mei 2023

De Wet van 4 mei 2023 is de belangrijkste Belgische wetswijziging voor incasso van het afgelopen decennium. De wet is van kracht sinds 1 september 2023 en stelt vier kernvereisten aan iedereen die een consumentenschuld wil innen:

• Eerste betalingsherinnering is verplicht kosteloos. Er mogen geen kosten, verwijlintresten of schadebedingen worden aangerekend.
• Verplichte wachttijd van 14 kalenderdagen tussen de eerste kosteloze herinnering en een tweede aanmaning waarbij wel kosten mogen worden gerekend.
• Plafond op aanmaningskosten: maximaal €7,50 per herinnering, plus de reële verzendkosten bij aangetekende zending.
• Verplichte inhoud in de herinnering: identiteit van de schuldeiser, hoofdsom, motivering van de schuld, betalingstermijn, contactgegevens en een verwijzing naar de buitengerechtelijke geschillenregeling.

Overtreding leidt tot verval van het recht op incassokosten en administratieve boetes opgelegd door de FOD Economie.

Voor zakelijke schulden (B2B) gelden deze consumentenregels niet. Daar bepaalt de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand in handelstransacties de kaders. Nederlandse ondernemers die aan Belgische bedrijven leveren, kunnen dus in de meeste gevallen directer opereren.

Erkenning door de FOD Economie

Iedere onderneming die in België aan minnelijke invordering doet voor rekening van derden, moet daarvoor zijn ingeschreven bij de FOD Economie. TCM Belgium, ons Belgische kantoor, beschikt over die toelating sinds 2005. U kunt dat zelf nakijken in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0451.082.959: bij "Toelatingen" staat "Minnelijke invordering van schulden van de consument".

Dit is voor u als opdrachtgever een cruciale check, bij ons en bij iedere andere partij die u overweegt. Een niet-toegelaten bureau riskeert boetes, en uw vordering wordt juridisch onbruikbaar. Vraag altijd naar het ondernemingsnummer en controleer de toelating zelf.

Verjaringstermijnen in België

Nederlandse ondernemers denken vaak dat facturen in België sneller verjaren dan werkelijk het geval is. De standaardtermijnen:

• Zakelijke facturen (B2B): 10 jaar op basis van artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek.
• Consumentenfacturen (B2C): doorgaans 5 tot 10 jaar, afhankelijk van de aard van de vordering.
• Periodieke betalingen zoals huur, energie en telecom: 5 jaar.

De verjaring kan worden gestuit door een aangetekende ingebrekestelling. Dat is een essentieel juridisch instrument dat wij standaard inzetten wanneer een vordering het einde van de verjaringstermijn nadert.

Zo verloopt een incasso in België stap voor stap

Minnelijke incasso (buitengerechtelijk)

De minnelijke fase is bedoeld om betaling te verkrijgen zonder tussenkomst van de rechter. Bij Ultimoo wordt het overgrote deel van de Belgische dossiers in deze fase opgelost — sneller, goedkoper en met minder schade aan de handelsrelatie.

1. Dossieropname en analyse. U dient uw factuur in via het Ultimoo opdrachtgeversportaal of de Incasso.nl-app. Wij controleren de gegevens van de Belgische debiteur, de correcte adressering en de toepasselijke taalregeling.
2. Kosteloze eerste herinnering bij B2C-vorderingen. Verzending in de juiste taal en met alle wettelijk verplichte informatie.
3. Wachttijd van 14 dagen conform de Wet van 4 mei 2023.
4. Aanmaning met ingebrekestelling. Verzonden per aangetekende post en per e-mail, in het Nederlands (Vlaanderen), Frans (Wallonië en delen van Brussel) of Duits (Ostbelgien).
5. Telefonisch contact door onze Belgische collega's. Waar dat zinvol is, komt een van onze bezoekers langs. Betaling ter plaatse is mogelijk.
6. Betalingsregeling waar zinvol. Realistische afspraken die uw debiteur ook daadwerkelijk kan nakomen.
7. Betaling of escalatiebeslissing. Bij uitblijvende betaling adviseren wij u over gerechtelijke stappen.

Gerechtelijke incasso

Als het minnelijke traject niet tot betaling leidt, is een gerechtelijke procedure de volgende stap. In België verloopt dit als volgt:

1. Bevoegdheidsbepaling. Welke rechtbank is bevoegd? Meestal de rechtbank in het rechtsgebied van uw Belgische debiteur, tenzij uw algemene voorwaarden een forumkeuze bevatten voor de Nederlandse rechter.
2. Dagvaarding door een Belgische gerechtsdeurwaarder.
3. Behandeling door de bevoegde rechtbank: de Ondernemingsrechtbank voor B2B-geschillen, het Vredegerecht voor kleinere consumentenzaken, of in specifieke gevallen de Arbeidsrechtbank.
4. Vonnis en betekening door de gerechtsdeurwaarder.
5. Executie: beslaglegging op loon, bankrekeningen of roerende goederen. Indien de debiteur afwezig is bij de beslaglegging, wordt de procedure schriftelijk voortgezet, het beslag blijft rechtsgeldig.

Wat kost een incasso in België?

Omdat België via ons eigen kantoor loopt, zit er geen tussenpartij tussen u en de uitvoering. Dat betekent dat u profiteert van een lokale aanpak in plaats van de behandeling door een tussenpartij. Hierdoor kunnen wij incassoprocedures in België uitvoeren met dezelfde spelregels als een Nederlands incassotraject.