Ambtshalve Toetsing: De Sleutel tot Succes in Incassozaken voor Ondernemers

In de wereld van incassozaken is er één term die iedere ondernemer zou moeten kennen: ambtshalve toetsing. Dit juridische principe kan het verschil betekenen tussen een succesvolle incasso en achter het net vissen. Maar wat houdt ambtshalve toetsing precies in? En waarom is het zo cruciaal in incassoprocedures? In deze blog duiken we diep in dit onderwerp, geven we concrete voorbeelden en bieden we waardevolle tips voor ondernemers.

Wat is ambtshalve toetsing?

Ambtshalve toetsing is een principe waarbij een rechter uit eigen beweging aspecten van een zaak beoordeelt. Zelfs als de partijen deze punten niet expliciet naar voren hebben gebracht.

In de incassowereld houdt dit in dat de rechter de vordering en alle bijbehorende documentatie kritisch onderzoekt, ongeacht de informatie die door de eisende partij wordt aangeleverd. Het is dus belangrijk dat u uw klanten vooraf uitgebreid informeert over alle aspecten van de overeenkomst.

Zo moet u in de overeenkomst en voorwaarden bij particuliere klanten tenminste de volgende onderdelen benoemen en uitleggen:

• De geleverde producten of diensten (met belangrijkste kenmerken).
• NAW-gegevens van uw bedrijf.
• Totale prijs (inclusief alle eventuele bijkomende kosten).
• Kosten voor gebruik van een communicatiemiddel (bijvoorbeeld extra telefoonkosten van de klantenservice).
• Betaalmethode(s).
• Informatie over levering, uitvoering en de leveringstermijn.
• Ontbindingsrecht (Recht van consumenten om een aankoop ongedaan te maken).
• Kosten van terugzending.
• De verschuldigheid van redelijke kosten (denk hierbij aan het opzeggen van een opleiding. U mag niet de hele cursus in rekening brengen, alleen de redelijke kosten).
• De duur van de overeenkomst en de voorwaarden voor het opzeggen.
• Minimumduur van de overeenkomst.
• Betalingsverplichting.

Het Belang van Ambtshalve toetsing in incassoprocedures

Deze vorm van toetsing speelt met name voor debiteuren een beschermende rol. Zo wordt ervoor gezorgd dat incasso-eisen rechtvaardig zijn en gebaseerd zijn op volledige en correcte informatie. Daarnaast beschermt het de integriteit van het juridische proces, door te voorkomen dat ongegronde of overdreven claims worden toegekend.

Uitdagingen voor ondernemers

Veel ondernemers lopen tegen problemen aan bij incassozaken, omdat zij niet alle benodigde documentatie en bewijsstukken kunnen overleggen. Dit kan variëren van contracten en overeenkomsten tot communicatie en betalingsbewijzen. Zonder deze documenten is de kans groot dat de rechter de vordering vermindert of zelfs afwijst, ongeacht de validiteit van de claim.  

Praktijkvoorbeeld

Stel, u bent een ondernemer en uw klant heeft de factuur voor uw diensten nog niet betaald. U besluit een incassobureau in te schakelen om de betaling af te dwingen. Helaas heeft u de afspraken die gemaakt zijn niet zwart op wit staan, omdat u dit mondeling hebt besproken met uw klant. Zelfs als u de diensten geheel volgens afspraak heeft geleverd loopt u het risico dat de rechter de vordering niet erkent, puur omdat u de benodigde bewijsstukken niet kunt overleggen.

Een ander voorbeeld is een situatie waarin uw klant (de tegenpartij) beweert dat de geleverde diensten niet voldeden aan de overeenkomst. Zonder gedetailleerde documentatie en bewijs kan de rechter besluiten dat er onvoldoende grond is voor de vordering, zelfs als de schuld werkelijk bestaat.

Tips voor ondernemers!

Voorkom een afwijzing van de rechter door de ambtshalve toetsing en houd altijd rekening met de punten uit onderstaande tips.

1. Documenteer alles!
   Zorg ervoor dat u alle overeenkomsten, communicatie, facturen en bewijzen van levering of dienstverlening nauwkeurig bijhoudt en goed bewaart. Deze stukken vormen de basis van uw claim in geval van een incassoprocedure.
   
   
2. Leg alles vooraf vast
   Voorkom problemen in de toekomst door vooraf duidelijke overeenkomsten op te stellen en afspraken schriftelijk vast te leggen. Denk hierbij aan alle (12) punten die hierboven genoemd zijn. Dit maakt het eenvoudiger om uw positie te verdedigen, mochten er later disputen ontstaan. 
   
   
3. Bevestiging van de klant
   Laat uw klant vóór de aankoop alle informatie van de aankoop bevestigen. Communiceer alle details van de aankoop en algemene voorwaarden vóóraf en laat de klant dit bevestigen met een handtekening of vinkje in het bestelproces.
   
   
4. Raadpleeg een deskundige
   Overweeg om juridisch advies in te winnen bij het opstellen van contracten of algemene voorwaarden. Zo kunt u altijd contact opnemen met uw contactpersoon bij Ultimoo om uw dossier zo sterk mogelijk te maken.
   
   
5. Gebruik goede technologische oplossingen
   Er zijn diverse software-oplossingen die u kunnen helpen om alle documenten en informatie veilig op te slaan. Dit kan van onschatbare waarde zijn op het moment dat u bewijzen moet overleggen in een incassozaak.
   
   
6. Ken uw rechten en plichten!
   Verdiep u in de wet- en regelgeving omtrent incassozaken of laat u goed adviseren. Zo wordt u niet verrast en bent u beter beschermd, mochten er problemen met wanbetalers ontstaan.

Heeft u wel eens te maken met wanbetalers?

Bent u ondernemer en heeft u soms of regelmatig te maken met klanten die uw facturen niet betalen? Dan is het belangrijk dat u zich goed voorbereid op de ambtshalve toetsing. Zo versterkt u uw positie bij incassozaken en komt u niet voor verrassingen te staan. Neem contact op met de experts van Ultimoo Incasso voor meer advies en ondersteuning.