Het Belang van Juiste Tenaamstelling op Facturen
Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is dat facturen betaald worden. Maar wist u dat iets kleins als de naam op de factuur een groot verschil kan maken? Een cruciaal, maar vaak over het hoofd gezien aspect van de factuur is de tenaamstelling. In deze blog duiken we diep in het belang van een juiste tenaamstelling op facturen en hoe dit kan helpen om problemen met wanbetaling en incasso te voorkomen. Daarnaast geven we een aantal praktische tips. Ideaal voor iedere MKB'er die efficiënt wil werken.
Wat is Tenaamstelling en Waarom is het Belangrijk?
Tenaamstelling verwijst naar de naam van de klant die op een verkoopfactuur wordt gebruikt. Het is belangrijk dat de naam op de factuur van de juiste persoon of bedrijf is. Dit lijkt misschien een simpel detail, maar het speelt een cruciale rol in de geldigheid van de factuur. Een onjuiste of onvolledige tenaamstelling kan leiden tot vertragingen in de betalingsverwerking en in sommige gevallen zelfs tot juridische geschillen over de geldigheid van de factuur.
Problemen met Betaling Voorkomen: Hoe doe je dat?
Met een juiste tenaamstelling voorkomt u problemen met de verwerking of betaling van uw factuur.
Zorg voor de Juiste Naam
Het lijkt simpel, en dat is het eigenlijk ook: zorg ervoor dat u de volledige en correcte naam van de klant op de factuur zet. Of u nu aan een andere ondernemer of een particulier verkoopt, de naam moet kloppen. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de factuur snel verwerkt en betaald kan worden.
Wat als de factuur niet betaald wordt?
Met de juiste naam op de factuur staat u sterker als er niet betaald wordt. In sommige gevallen moet u een minnelijke of juridisch incassotraject starten als een klant niet betaalt. Als alle informatie op de factuur klopt, maakt dit het (juridische) proces makkelijker en staat u waarschijnlijk sterker dan dat u een factuur met een verkeerde stelling gebruikt.
Eenvoudiger betalen
Een duidelijke factuur, met de juiste naam, maakt het voor uw klanten eenvoudiger om te betalen. Klanten zien in één oogopslag dat de factuur voor hen is en wat ze moeten doen. Dat betekent sneller geld op uw rekening!
Tips bij de tenaamstelling
- Controleer de bedrijfsgegevens.
Als uw klant een bedrijf is, zorg er dan voor dat u de volledige en correcte naam gebruikt. Vergeet hierbij de aanduiding van de rechtsvorm niet als deze in de naam staat (B.V., N.V. etc.). Check indien nodig de website of de KvK voor de juiste gegevens. - Let op de schrijfwijze van particulieren.
Als uw klant een particulier is, is het soms lastiger om de juiste schrijfwijze te achterhalen. Toch is het ook hier belangrijk dat u geen schrijffouten maakt bij de naam van de klant. Check hoe u de klant zijn of haar eigen naam gebruikt in e-mails, berichten etc. - Check, check, dubbelcheck!
Deze tip lijkt overbodig. Toch is het aan te raden om voor het versturen van de factuur nog eenmaal te checken of alle informatie op de factuur klopt. U zult versteld staan hoeveel foutjes u er met een dubbele check nog uit kan halen.
Mijn klant vraagt om een andere tenaamstelling, wat nu?
Het kan voorkomen dat een klant vraagt om een andere naam op de factuur te zetten. Bijvoorbeeld de naam van een andere onderneming omdat dit belastingtechnisch interessanter is. Let op! Dit is officieel niet toegestaan. U moet altijd de naam gebruiken van de partij waarmee u de deal hebt gemaakt. Het gebruiken van een verkeerde naam op de factuur is een overtreding van de factuureisen van de Belastingdienst en zou in extreme gevallen zelfs tot een boete kunnen leiden.
In sommige gevallen wordt een andere tenaamstelling gebruikt om onder een betaling uit te komen. Een klant zou dan kunnen beweren dat hij of zij geen partij is in de overeenkomst en dus niet hoeft te betalen. Daarom is het enorm belangrijk om alle afspraken schriftelijk vast te leggen.
Conclusie
Een juiste tenaamstelling op facturen is meer dan een administratieve formaliteit. Het is een essentieel onderdeel van effectief debiteurenbeheer. Door de tenaamstelling serieus te nemen en te zorgen voor nauwkeurigheid, kunnen bedrijven het risico op wanbetaling verminderen en het incassoproces vereenvoudigen.
Heeft u last van klanten die niet betalen? Dan kunt u altijd contact opnemen met Ultimoo Incasso. Wij staan u graag bij met deskundig advies. Natuurlijk kunnen wij u ook helpen met het verbeteren van uw cashflow met effectieve en efficiente incassotrajecten.