Kant-en-klare aanmaningsbrieven in het Frans, Duits, Engels en Spaans. Plus per land de betaaltermijn, de wettelijke rente en de vergoeding die u bovenop de hoofdsom mag claimen.

Let op!
Stuur eerst een vriendelijke herinnering, daarna een aanmaning met een harde termijn, en tot slot een formele ingebrekestelling (aangetekend, met ontvangstbevestiging). Schrijf altijd in de taal van uw klant.

Binnen de Europese Unie heeft u bij een te late zakelijke betaling van rechtswege recht op wettelijke rente én een vergoeding van minimaal €40 per onbetaalde factuur. U hoeft daarvoor niets af te spreken en geen kosten aan te tonen. Wat per land verschilt, is het rentepercentage, de maximale betaaltermijn en de vorm die de ingebrekestelling moet hebben.

Kies het land van uw debiteur

De genoemde betaaltermijn is de wettelijke standaard als u niets heeft afgesproken. Binnen de EU mag u contractueel maximaal 60 dagen overeenkomen; langer alleen als dat niet kennelijk onbillijk is tegenover u als schuldeiser.

Welke brief stuurt u wanneer?

De namen verschillen per land, de volgorde niet. Wat wél per land verschilt, is welke stap juridisch zwaar telt.

In Frankrijk is dat de mise en demeure, in Duitsland de Mahnung die het verzuim vaststelt, en in het Verenigd Koninkrijk de letter before action die de gedragsregels van de rechtbank volgt.

1. Herinnering
   Kort na de vervaldatum. Ga uit van een vergissing en houd de toon licht. Noem de rente nog niet, die houdt u achter de hand.
   
2. Aanmaning
   Ongeveer twee weken later. Nu een harde termijn, en hier kondigt u de wettelijke rente en de vergoeding aan.
3. Ingebrekestelling
   Aangetekend met ontvangstbevestiging. Bedrag uitgesplitst, laatste termijn, en de aankondiging dat u de vordering overdraagt.

Wat u per land mag claimen

Wettelijke rente en invorderingsvergoeding bij zakelijke vorderingen, stand augustus 2026.

De rentetarieven worden halfjaarlijks vastgesteld en wijzigen mee met de ECB- of Bank of England-rente. In het Verenigd Koninkrijk geldt bovendien de base rate zoals die stond op 30 juni of 31 december vóór de dag waarop de betaling te laat werd, niet het tarief van vandaag. Heeft u in uw algemene voorwaarden een hoger rentepercentage afgesproken, dan geldt dat percentage; een lager percentage dan het wettelijke minimum is niet rechtsgeldig.

Let op! Noorwegen wijkt op drie punten af. Het tarief wordt niet als formule maar als vast percentage gepubliceerd door Finanstilsynet, telkens per 1 januari en 1 juli, op basis van de beleidsrente van Norges Bank plus minimaal 8 procentpunt. De vergoeding is wel €40, maar wordt omgerekend naar Noorse kronen en verandert daardoor ook als de wisselkoers beweegt. En de rente gaat pas lopen op de afgesproken vervaldatum; is er geen datum afgesproken, dan pas dertig dagen nadat u schriftelijk om betaling heeft verzocht. Zet in Noorwegen dus altijd een expliciete vervaldatum op de factuur.

Waarom die €40 ertoe doet

Het bedrag zelf is klein, maar het is een minimum en geen maximum. Liggen uw werkelijke invorderingskosten hoger, bijvoorbeeld omdat u een incassobureau of advocaat inschakelt, dan verhaalt u het meerdere op uw debiteur. U moet de kosten dan wel kunnen onderbouwen. Wie de vergoeding nooit noemt, laat dat recht ongebruikt.

Wat elke aanmaningsbrief moet bevatten

Er zijn een aantal zaken die iedere aanmaningsbrief moet bevatten:

• Factuurnummer, factuur- en vervaldatum. Reken de vervaldatum niet uit met een standaardformule maar vul uw werkelijke termijn in.
• Het openstaande bedrag, uitgesplitst. Hoofdsom, rente tot een genoemde datum, en de vaste vergoeding apart.
• Een concrete termijn. "Zo spoedig mogelijk" is geen termijn. Noem een aantal dagen, gerekend vanaf ontvangst van de brief.
• Betaalgegevens met kenmerk. IBAN, BIC en het factuurnummer als referentie. Bij grensoverschrijdend betalen scheelt dat weken.
• Plaats en datum boven de brief. Zonder datum kunt u later niet bewijzen wanneer de termijn ging lopen.
• De aankondiging van de volgende stap. En vervolgens: doe wat u aankondigt. Een loze dreiging leert uw debiteur dat hij kan wachten.

Als de ingebrekestelling niets oplevert

Na de laatste brief houdt zelf aanmanen op. Binnen de Europese Unie heeft u dan twee routes die vaak sneller en goedkoper zijn dan een gewone procedure in het land van uw debiteur.

Het Europees betalingsbevel is bedoeld voor onbetwiste grensoverschrijdende vorderingen. U dient een standaardformulier in, de rechter toetst marginaal en het bevel is in alle lidstaten uitvoerbaar zonder aparte erkenningsprocedure. Betwist uw debiteur de vordering, dan gaat de zaak alsnog over naar een gewone procedure. De Europese procedure voor geringe vorderingen geldt voor bedragen tot €5.000 en verloopt eveneens schriftelijk en op formulier.

Beide routes werken alleen als uw dossier op orde is: een factuur die aan de eisen voldoet, bewijs van levering, en een aantoonbaar verzonden ingebrekestelling. Dat laatste is precies waarom u de derde brief aangetekend verstuurt.

Let op! Noorwegen en het Verenigd Koninkrijk vallen hierbuiten. Beide zijn geen lid van de Europese Unie, dus het Europees betalingsbevel en de procedure voor geringe vorderingen zijn er niet bruikbaar. Voor Noorwegen loopt de erkenning en tenuitvoerlegging van vonnissen via het Verdrag van Lugano. Voor het Verenigd Koninkrijk geldt sinds de brexit een ander en minder eenvoudig kader. In beide gevallen is een lokale incassopartner meestal sneller dan zelf procederen.

Veelgestelde vragen

Bekijk hieronder de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over buitenlandse aanmaningen.

In welke taal stuur ik een aanmaning naar het buitenland?

In de taal van uw debiteur. Een Nederlandse of Engelse brief naar een Frans of Spaans bedrijf geeft een makkelijk excuus om niet te reageren, en bij een latere procedure moeten stukken meestal toch in de landstaal worden overgelegd. U kunt voor uw eigen dossier wel een Nederlandse variant van de brief bewaren.

Mag ik rente rekenen als daarover niets in mijn voorwaarden staat?

Ja. Binnen de Europese Unie is de wettelijke rente bij te late zakelijke betaling van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, ook zonder contractuele bepaling en zonder ingebrekestelling. Hetzelfde geldt voor de vaste vergoeding van €40 per factuur.

Heeft u in uw voorwaarden een hoger percentage afgesproken, dan geldt dat hogere percentage.

Geldt de vergoeding van €40 per factuur of per klant?

Per onbetaalde factuur. Staan er drie facturen open bij dezelfde klant, dan claimt u drie keer €40. In het Verenigd Koninkrijk werkt het met een staffel: £40 voor facturen tot £1.000, £70 tot £10.000 en £100 daarboven.

Geldt de vergoeding van €40 ook in Noorwegen?

Ja, in omgerekende vorm. Noorwegen is geen EU-lidstaat, maar heeft de Europese regels via de EER-overeenkomst overgenomen. Finanstilsynet stelt het bedrag halfjaarlijks vast in Noorse kronen op basis van €40 euro, Per 1 juli 2026 is dat 430 kroon. Het rentetarief wordt op dezelfde momenten als vast percentage gepubliceerd, gebaseerd op de beleidsrente van Norges Bank plus minimaal 8 procentpunt.

Welk rechts is van toepassing op mijn vordering?

In beginsel het recht dat u met uw klant bent overeengekomen. Staat daar niets over in de overeenkomst of uw algemene voorwaarden, dan wijzen Europese regels het toe. Bij een koopovereenkomst is dat doorgaans het recht van het land waar de verkoper is gevestigd.

Omdat dit bepaalt welke rente en welke kosten u kunt claimen, loont het om de rechtskeuze en de bevoegde rechter expliciet in uw voorwaarden vast te leggen.

Verandert de Europese regelgeving binnenkort?

De Europese Commissie stelde in 2023 voor om de betalingsachterstandenrichtlijn te vervangen door een verordening met een harde termijn van 30 dagen en een hogere vaste vergoeding. Dat voorstel is in de Raad blijven steken en is nog niet in werking getreden.

Daarom blijft de richtlijn uit 2011 en de nationale wetten die daarop gebaseerd zijn, voorlopig gelden.

Mijn klant zit buiten de EU. Gelden deze regels dan ook?

Nee. De Europese regels over rente en invorderingskosten gelden voor handelstransacties binnen de Europese Unie. Bij een klant daarbuiten bepalen uw overeenkomst en het toepasselijke recht wat u kunt claimen. De briefvolgorde blijft bruikbaar, maar laat de verwijzingen naar de wetsartikelen weg.

Twijfelt u over welke brief u moet gebruiken? Neem dan contact op met een van onze internationale incassospecialisten om uw situatie te bespreken.

Al onze voorbeeldbrieven zijn modellen en geen juridisch advies. Stem ze af op uw eigen overeenkomst en algemene voorwaarden. De genoemde termijnen, tarieven en bedragen gelden voor zakelijke vorderingen en kunnen wijzigen; controleer bij twijfel de actuele regelgeving of neem contact met ons op.