Voorbeeldbrieven Engels: onbetaalde factuur
Drie kant-en-klare Engelstalige brieven om een openstaande factuur te innen: payment reminder, payment demand en letter before action. Bruikbaar bij elke buitenlandse zakelijke klant, met een apart blok voor debiteuren in het Verenigd Koninkrijk.
In het kort
Stuur eerst een payment reminder, dan een payment demand met een harde termijn en tot slot een letter before action. Die laatste term is belangrijk: in de Engelstalige zakenwereld is dat het signaal dat er een procedure volgt. Een letterlijke vertaling als "notice of default" mist dat effect.
Wat u mag claimen aan rente en kosten hangt niet af van de taal van uw brief, maar van het recht dat op uw overeenkomst van toepassing is. Meestal is dat Nederlands recht, omdat uw algemene voorwaarden dat zo bepalen.
Hieronder staan de drie brieven die u nodig heeft, met uitleg wanneer u welke verstuurt:
- Payment reminder
Deze (vriendelijke) herinnering stuurt u kort na de vervaldatum, met een overzicht van de openstaande facturen. - Payment demand
Deze stuurt u ongeveer twee weken later. In dit bericht worden de rente en incassokosten aangekondigd. - Letter before action
Deze stuurt u aangetekend én per e-mail. U splitst de totale vordering netjes uit en kondigt de aankomende incassoprocedure aan als er niet betaald wordt.
Welk recht is van toepassing?
Dit is de vraag die zwaarder weegt dan op de Franse of Duitse variant, want Engels wordt gebruikt richting debiteuren in tientallen landen. Het antwoord bepaalt welk bedrag u onderaan de brief kunt zetten.
Staat er in uw algemene voorwaarden een rechtskeuze voor Nederlands recht en zijn die voorwaarden geldig, dan geldt Nederlands recht. Ook tegenover een Poolse of Zweedse klant. Ontbreekt een rechtskeuze, dan wijzen de Europese regels het toe. Bij een verkoopovereenkomst is dat doorgaans het recht van het land waar de verkoper is gevestigd. Voor een Nederlandse leverancier komt dat meestal ook op Nederlands recht uit.
Wat u kunt claimen naar Nederlands recht bij een zakelijke vordering, per augustus 2026.
| Post | Bedrag | Grondslag |
| Wettelijke handelsrente | 10,4% per jaar (sinds 1 juli 2026) | Art. 6:119a BW |
| Buitengerechtelijke incassokosten | Via een staffel (ondergrens is €40) | Art. 6:96 BW |
De wettelijke handelsrente wordt halfjaarlijks vastgesteld en volgt de herfinancieringsrente van de ECB plus acht procentpunt. Loopt uw vordering over meerdere halfjaren, reken dan per periode met het tarief dat toen gold. In de brieven staat daarom `[applicable law]` als variabele en geen vast percentage: vul in wat op úw overeenkomst van toepassing is.
Leg alles goed uit!
Een verwijzing naar artikel 6:96 BW zegt een Poolse of Italiaanse crediteurenadministratie niets. Zet er één zin bij die uitlegt wat het inhoudt: dat de schuldenaar naar het toepasselijke recht de invorderingskosten verschuldigd is zodra hij in verzuim is. Zonder die uitleg leest de verwijzing als intimidatie in plaats van als onderbouwing.
Debiteuren in het Verenigd Koninkrijk
Is uw klant in Engeland, Wales, Schotland of Noord-Ierland gevestigd én geldt Brits recht, dan gelden andere bedragen. De Late Payment of Commercial Debts (Interest) Act 1998 geeft u recht op rente van acht procentpunt boven de base rate van de Bank of England, plus een vaste vergoeding die met de factuurhoogte meeschaalt.
Vaste vergoeding voor incassokosten naar Brits recht:
| Factuurbedrag | Vaste vergoeding |
| Tot £ 999,99 | £ 40 |
| £ 1.000 tot £ 9.999,99 | £ 70 |
| £ 10.000 en hoger | £ 100 |
Het rentetarief is niet de base rate van vandaag, maar die zoals hij gold op 30 juni of 31 december vóór de dag waarop de betaling te laat werd. Dat tarief blijft vervolgens gelden voor de hele periode. Liggen uw werkelijke invorderingskosten hoger dan de vaste vergoeding, dan kunt u een redelijke aanvullende vergoeding vorderen.
De letter before action is in Engeland een processtuk
Voordat u een procedure begint, verwacht de rechter dat u de tegenpartij eerst schriftelijk in de gelegenheid heeft gesteld te betalen of te reageren. Doet u dat niet, dan kan dat u kostenveroordeling opleveren, ook als u de zaak wint. Is uw debiteur een natuurlijk persoon of eenmanszaak, dan geldt bovendien een specifiek protocol met een responstermijn van dertig dagen in plaats van veertien. Bij een vennootschap volstaat een redelijke termijn, en veertien dagen is daarvoor de gangbare praktijk.
Brief 1: Payment reminder
Deze brief bevat een overzicht van alle openstaande facturen in plaats van één. Dat werkt beter bij klanten met meerdere facturen: uw contactpersoon ziet in één oogopslag wat er speelt en hoeft niets op te zoeken.
[Debtor company name]
For the attention of the Accounts Payable department
[Street and number]
[Postcode] [Town]
[Country]
[Place], [date]
Subject: Payment reminder. Statement of account
Dear Sir or Madam,
our records show the following invoices as outstanding:
| Invoice | Invoice date | Due date | Amount | Outstanding |
| [No.] | [date] | [date] | [amount] | [amount] |
| [No.] | [date] | [date] | [amount] | [amount] |
| Total | [amount] |
The due date for one or more of these invoices has passed. We assume this has simply escaped your attention. If an invoice is disputed or if there is another reason for non-payment, please contact us so that we can resolve it.
We would ask you to check your records and, if our request is correct, to pay the outstanding amount within [number] days of the date of this letter:
Account holder: [name]
IBAN: [IBAN]
BIC/SWIFT: [BIC]
Payment reference: [invoice number]
If your payment and this letter have crossed, please disregard this reminder.
Yours faithfully
[Name]
[Position]
[Company name]
Download Payment reminder in .docx
Brief 2: Payment demand
Nu volgt een harde termijn en de aankondiging van rente en extra kosten. Vul bij [applicable law] in wat op uw overeenkomst van toepassing is. Voor de meeste Nederlandse leveranciers is dat Dutch law, met een verwijzing naar de artikelen 6:119a en 6:96 van het Burgerlijk Wetboek.
[Debtor company name]
For the attention of the Accounts Payable department
[Street and number]
[Postcode] [Town]
[Country]
[Place], [date]
Subject: Payment demand – invoice no. [invoice number]
Dear Sir or Madam,
despite our reminder of [date of reminder], the invoices set out below remain unpaid. The due date for these invoices passed some time ago.
| Invoice | Invoice date | Due date | Amount outstanding |
| [No.] | [date] | [date] | [amount] |
| [No.] | [date] | [date] | [amount] |
| Total |
We request payment of the outstanding amount within fourteen days of receipt of this letter:
Account holder: [name]
IBAN: [IBAN]
BIC/SWIFT: [BIC]
Payment reference: [invoice number]
Please note that the amount is now overdue and that statutory interest is accruing. If payment is not received in full within the period stated, we will also claim statutory interest and the recovery costs to which we are entitled under [applicable law]. Our claim for any further costs of recovery is reserved.
If your payment and this letter have crossed, please disregard this demand.
Yours faithfully
[Name]
[Position]
[Company name]
Download Payment demand in .docx
Brief 3: Letter before action
Verstuur dit bericht aangetekend én per e-mail: aangetekend voor het bewijs, per e-mail omdat dat in de praktijk het snelst op het juiste bureau belandt. Splits het bedrag uit en houd de deur open voor een betalingsregeling. Dat kost u niets en maakt de brief moeilijker te negeren.
Sent by recorded delivery and by email
[Debtor company name]
For the attention of the Accounts Payable department
[Street and number]
[Postcode] [Town]
[Country]
[Place], [date]
Subject: Letter before action – invoice no. [invoice number]
Dear Sir or Madam,
despite our reminder of [date] and our payment demand of [date], the amount set out below remains outstanding. As we have payment obligations to our own suppliers, we are not able to allow any further delay.
We now formally demand payment of the following amount:
Principal sum [amount]
Statutory interest to [date] [amount]
Fixed recovery costs [amount]
Total now due [amount]
Account holder: [name]
IBAN: [IBAN]
BIC/SWIFT: [BIC]
Payment reference: [invoice number]
If the total amount has not been credited to our account within fourteen days of receipt of this letter, we will refer the claim to Ultimoo B.V. for collection without further notice, and we reserve the right to issue legal proceedings without further reference to you. All additional costs arising, including the costs of any legal proceedings, will be for your account. Any payment made directly to us after that date will not remove your liability for the recovery costs already claimed.
We would prefer to resolve this matter without further escalation and remain willing to discuss a payment arrangement. If you dispute the claim, please set out the reasons in writing within the period stated.
Yours faithfully
[Name]
[Position]
[Company name]
Dowload Letter before action in .docx
Drie Engelse zinsnedes die u moet onthouden
Yours faithfully of Yours sincerely
Schrijft u aan een onbekende, "Dear Sir or Madam", dan sluit u af met Yours faithfully. Kent u de naam en schrijft u "Dear Mr Jansen", dan is het Yours sincerely. Deze twee combinaties zijn vast. Ze door elkaar halen is een klassieke fout van niet-moedertaalsprekers en valt op bij precies het type lezer dat u serieus moet nemen.
Geen dubbele spaties na een punt
Dat is een typemachineconventie die inmiddels als verouderd overkomt in gezette tekst.
Schrijf data voluit
03/04/2026 betekent 3 april in Britse ogen en 4 maart in Amerikaanse. In een brief met termijnen is dat geen detail. Schrijf "3 April 2026".
Veelgestelde vragen over Engelse voorbeeldbrieven
Bekijk hieronder de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over onze Engelse templates.
Kan ik deze brieven gebruiken bij een klant buiten het Verenigd Koninkrijk?
Ja, daar zijn ze op ingericht. Engels is in veel landen de werktaal tussen bedrijven, ook als geen van beide partijen Engelstalig is. Pas alleen de verwijzing naar het toepasselijke recht aan en gebruik de rente en kosten die daarbij horen. Is uw debiteur Frans, Duits of Noors, dan werkt een brief in de landstaal wel aantoonbaar beter.
Waarom heet de derde brief geen 'Notice of default'?
Omdat dat een letterlijke vertaling van ingebrekestelling is die in het Engelse handelsverkeer nauwelijks wordt gebruikt. De gangbare term is letter before action, ook wel letter before claim. Die term is bij een Engelstalige lezer direct herkenbaar als de laatste stap vóór een procedure. In Engeland is het bovendien een processtuk waar de rechter naar kijkt.
Welke rente geldt bij een Britse debiteur?
Acht procentpunt boven de base rate van de Bank of England, maar wel de base rate zoals die gold op 30 juni of 31 december vóór de dag waarop de betaling te laat werd. Dat tarief blijft daarna gelden voor de hele periode. Daarnaast heeft u recht op een vaste vergoeding van 40, 70 of 100 pond, afhankelijk van de factuurhoogte.
Hoeveel tijd moet ik geven in een letter before action?
Bij een vennootschap is 14 dagen gangbaar. Is uw debiteur een natuurlijk persoon of eenmanszaak in Engeland of Wales, dan geldt een specifiek protocol met een responstermijn van 30 dagen. Geeft u te weinig tijd, dan kan de rechter u daarop afrekenen in de kostenveroordeling, ook als u inhoudelijk gelijk krijgt.
Mag ik naast de vaste vergoeding ook mijn werkelijke kosten claimen?
Naar Brits recht wel. Liggen uw werkelijke invorderingskosten hoger dan de vaste vergoeding, dan kunt u het meerdere vorderen. Naar Nederlands recht werkt het met een staffel over de hoofdsom, met een ondergrens van €40. In beide gevallen geldt dat u het moet kunnen onderbouwen.
Blijft de factuur openstaan?
Na de letter before action houdt zelf aanmanen op. Ultimoo incasseert vorderingen op buitenlandse debiteuren, met partners in het land zelf. U hoort binnen één werkdag wat er mogelijk is en wat het kost.
Deze voorbeeldbrieven zijn modellen en geen juridisch advies. Stem ze af op uw eigen overeenkomst en algemene voorwaarden, en op het recht dat daarop van toepassing is. De genoemde tarieven en bedragen gelden voor zakelijke vorderingen en worden periodiek aangepast; controleer bij twijfel de actuele regelgeving of neem contact met ons op.