Voorbeeldbrieven Duits: onbetaalde factuur

Drie kant-en-klare Duitstalige brieven om een openstaande factuur bij een Duitse zakelijke klant te innen. Van een Zahlungserinnerung tot letzte Mahnung. Inclusief de Verzugszinsen en de Pauschale van €40 die u naar Duits recht automatisch mag claimen.

Hieronder staan de drie brieven die u nodig heeft, met uitleg wanneer u welke verstuurt:

1. Zahlungserinnerung
   Deze stuurt u kort na de vervaldatum. Vriendelijk van toon, met een termijn van 7 tot 14 dagen. Nog geen rente noemen.
2. Mahnung
   Deze stuurt u ongeveer twee weken later. U gebruikt een harde termijn, specificatie van de openstaande facturen en hier kondigt u de Verzugszinsen en de Pauschale aan.
3. Letzte Mahnung
   Deze stuurt u aangetekend met Rückschein. Het bedrag wordt uitgesplitst inclusief rente, laatste termijn en de aankondiging van incasso of Mahnverfahren.

In Duitsland bestaat geen wettelijke verplichting om drie keer aan te manen, dat is een hardnekkig misverstand. Eén Mahnung na de vervaldatum brengt de debiteur al in Verzug. De drie stappen zijn een commerciële keuze: u geeft een goede klant ruimte zonder de relatie te beschadigen. Heeft u haast, dan kunt u na de Zahlungserinnerung direct naar de letzte Mahnung.

Wanneer is uw klant in Verzug?

Dit is het scharnierpunt, want vanaf dat moment lopen de rente en de vergoeding. Er zijn twee routes. De eerste is een Mahnung na de vervaldatum: die brengt de debiteur meteen in Verzug. De tweede werkt zonder Mahnung, 30 dagen na de vervaldatum en de ontvangst van de factuur treedt Verzug automatisch in.

Voor u als schuldeiser betekent dat: u hoeft niet te wachten. Maar bewijstechnisch staat u sterker met een aantoonbaar verzonden Mahnung, en daarom is de derde brief aangetekend.

Wettelijke Verzugszinsen naar Duits recht, stand augustus 2026.

De Basiszinssatz wordt door de Deutsche Bundesbank vastgesteld per 1 januari en 1 juli. Sinds 1 juli 2026 bedraagt hij 1,5%, wat neerkomt op 10,5% voor zakelijke vorderingen. Let op de rekenwijze: het zijn procentpunten die u optelt, geen vermenigvuldiging. Zet in uw brief daarom de formule en niet het percentage. Dan blijft de tekst ook na de volgende aanpassing kloppen.

Reken geen Mahngebühren
In Nederland is een vast bedrag per aanmaning gebruikelijk, in Duitsland niet. U mag alleen de werkelijke kosten van porto en materiaal doorberekenen. In de praktijk €1 of €1,50. Een forfaitair bedrag van €5, €10 of €15 is niet toegestaan en geeft uw debiteur een reden om de hele brief te betwisten. De rente en de €40 zijn uw verhaalsmogelijkheid, niet aanmaningskosten.

Welk recht geldt er eigenlijk?
Deze brieven gaan uit van Duits recht, omdat dat is wat uw Duitse debiteur en zijn adviseur zullen toetsen. Heeft u in uw algemene voorwaarden een geldige rechtskeuze voor Nederlands recht opgenomen, dan gelden in plaats daarvan de Nederlandse handelsrente en de staffel voor buitengerechtelijke incassokosten. Vervang in dat geval de verwijzing naar § 288 BGB door artikel 6:119a en 6:96 BW. Weet u het niet zeker, laat dan uw voorwaarden nakijken vóór u de tweede brief verstuurt. Een verkeerd wetsartikel in een aanmaning verzwakt uw hele dossier.

Brief 1: Zahlungserinnerung

Verstuur deze kort na de vervaldatum, per e-mail of post. Gebruik een vriendelijke toon, uw klant is de factuur wellicht vergeten. Duitse zakenbrieven beginnen na de aanhef met een kleine letter, dat is geen typefout...

Download Zahlungserinnerung in .docx

Brief 2: Mahnung

In deze brief voegt u een concrete uiterste datum en de verwijzing naar § 288 BGB toe. Die verwijzing is belangrijk: hij laat zien dat u de Duitse regels kent en dat verandert de toon van het gesprek bij de crediteurenadministratie.

Download Mahnung in .docx

Staan er meerdere facturen open, vervang dan de regel met de factuurgegevens door een tabel met de kolommen Rechnung, Rechnungsdatum, Fällig am en Offener Betrag, met een totaalregel eronder. In het Word-bestand staat die tabel al klaar.

Brief 3: Letzte Mahnung

Verstuur dit bericht per voorkeur aangetekend: u moet later kunnen aantonen dat de brief is aangekomen. Splits het bedrag uit: de hoofdsom, rente tot een genoemde datum en de €40 apart. Dat maakt de vordering controleerbaar en is precies wat u nodig heeft als u daarna een Mahnbescheid aanvraagt.

Dowload Letzte Mahnung in .docx

Als de letzte Mahnung niets oplevert

Duitsland heeft met het gerichtliches Mahnverfahren een procedure die u in Nederland niet kent: een sterk geautomatiseerde, goedkope route voor onbetwiste vorderingen. U vraagt een Mahnbescheid aan, de rechtbank toetst de vordering inhoudelijk niet en reageert uw debiteur niet binnen twee weken, dan volgt een Vollstreckungsbescheid waarmee u kunt executeren.

Toch gaan hierbij een aantal dingen vaak mis bij Nederlandse ondernemers. Als aanvrager zonder vestiging in Duitsland kunt u niet bij een willekeurige rechtbank terecht. Het Amtsgericht Wedding in Berlijn, het Zentrale Mahngericht Berlin-Brandenburg, is exclusief bevoegd voor buitenlandse aanvragers. De aanvraag kan online worden voorbereid via het portaal van de Duitse Mahngerichte, maar moet vervolgens ondertekend per post worden ingediend. 

Betwist uw debiteur de vordering, dan gaat de zaak alsnog over in een gewone procedure. Het Mahnverfahren is daarmee vooral een snelle en goedkope route voor vorderingen waarvan u zeker weet dat er geen inhoudelijk geschil onder ligt.

Veelgestelde vragen over Duitse voorbeeldbrieven

Bekijk hieronder de antwoorden op een aantal veelgestelde vragen over onze Duitse templates.

Moet ik echt drie keer aanmanen voordat ik verder kan?

Nee. Dat is een misverstand dat in Duitsland zelf ook hardnekkig is. Eén Mahnung na de vervaldatum brengt uw klant al in Verzug. Zonder Mahnung treedt Verzug automatisch in dertig dagen na de vervaldatum en de ontvangst van de factuur.

De drie brieven zijn een commerciële keuze, geen wettelijke eis.

Mag ik Mahngebühren in rekening brengen?

Alleen de werkelijke kosten van porto en materiaal, in de praktijk ongeveer een euro per brief. Een vast bedrag van €5 tot €15 per aanmaning, zoals in Nederland gebruikelijk is, is naar Duits recht niet toegestaan. Uw verhaalsmogelijkheid zit in de Verzugszinsen en de vergoeding van €40.

Welk rentepercentage geldt op dit moment?

De Basiszinssatz bedraagt sinds 1 juli 2026 1,52%. Bij een zakelijke klant telt u daar negen procentpunten bij op, wat uitkomt op 10,52% per jaar. De Deutsche Bundesbank stelt de Basiszinssatz opnieuw vast per 1 januari en 1 juli, dus controleer het tarief dat gold in de periode waarover u rente berekent.

Geldt de vergoeding van €40 per factuur of per klant?

Per onbetaalde factuur, en alleen bij zakelijke klanten. Staan er drie facturen open, dan claimt u drie keer €40. Liggen uw werkelijke invorderingskosten hoger, dan kunt u het meerdere als Verzugsschaden vorderen, mits u het kunt onderbouwen.

Kan ik de brief ook in het Engels of Nederlands sturen?

Het mag, maar het werkt slechter. Een Duitse crediteurenadministratie legt een anderstalige brief opzij. In een latere procedure moeten stukken toch in het Duits worden overgelegd. Bovendien verliest de verwijzing naar § 288 BGB zijn werking als de rest van de brief niet in het Duits is.

Deze voorbeeldbrieven zijn modellen en geen juridisch advies. Stem ze af op uw eigen overeenkomst en algemene voorwaarden. De genoemde bedragen en tarieven gelden voor zakelijke vorderingen naar Duits recht. Controleer bij twijfel de actuele regelgeving of neem contact met ons op.